Services

Background / Historique

Monetary appraisals of archival donations were first undertaken in 1971 under the aegis of a committee of the Canadian Historical Association composed of three historians and two archivists.  The National Archival Appraisal Board was established in 1976 to continue the work under more formal arrangements.  NAAB became an independent not-for-profit organization when it incorporated in 1983.  Its objectives have remained the same throughout that period:

  1. To serve the need for reasonably priced expert appraisal services among Canadian archival repositories;
  2. To promote greater understanding of the appraisal process among archivists and others working with archival material by encouraging research and organizing seminars and conferences;
  3. To provide a balanced approach to the appraisal process by the inclusion of archivists, dealers and researchers familiar with the value of archival documents.

Les premières évaluations monétaires ont été réalisées en 1971 sous la gouverne d’un comité de la Société historique du Canada composé de trois historiens et de deux archivistes.  Le Conseil national d’évaluation des archives fut formé en 1976 pour continuer le travail de façon plus systématique.  Le CNEA est devenu un organisme indépendant sans but lucratif lors de son incorporation en 1983.  Ses objectifs sont demeurés les mêmes tout au long de cette période :

  1. Offrir des services compétents d’évaluation monétaire à des coûts raisonnables aux institutions d’archive du Canada;
  2. Favoriser une meilleure compréhension de l’évaluation auprès des archivistes et autres utilisateurs de documents d’archives en encourageant la recherche et en organisant des séminaires et des réunions;
  3. Promouvoir un équilibre dans la réalisation d’évaluation en incluant des archivistes, des marchands et des chercheurs connaissant la valeur des documents d’archives.

NAAB’s services / Les services du CNEA

NAAB conducts its work by appointing appraisal committees that examine donations of archival materials, determine their monetary value and prepare a report on the monetary value of each donation.  In accordance with provincial and federal tax regulations concerning donations in kind, the institution can then issue its donor a receipt for the value stated on the appraisal report.

Appraisal committees are generally appointed by a regional director or assistant. A NAAB appraisal committee is usually composed of at least one archivist, one researcher and one dealer.  In special cases, additional members may be appointed when the nature of the material requires particular expertise.

NAAB appraisal committees are responsible for the determination of the fair market value of the archival donations submitted by the institution. The definition of the fair market value is that used by the Canadian Cultural Property Export Review Board; it is understood to be “the highest price, expressed in terms of money, that the property would bring in an open and unrestricted market between a willing buyer and a willing seller who are both knowledgeable, informed, and prudent, and who are acting independently of each other”.

Le CNEA réalise sa mission en réunissant des comités d’évaluation qui examinent les dons d’archives, établissent leur valeur monétaire et rédigent un rapport sur leur juste valeur marchande.  L’institution peut ensuite émettre un reçu au donateur pour la valeur énoncée dans le rapport d’évaluation en accord avec les règles fiscales pertinentes des juridictions provinciales et fédérale sur les dons en espèce.

Les comités d’évaluation sont habituellement formés par le directeur régional ou son assistant.  Un comité d’évaluation se compose normalement d’au moins un archiviste, d’un chercheur et d’un marchand.  Ses membres sont des archivistes, des historiens et des marchands de livres et manuscrits choisis selon leurs connaissances des archives et des conditions du marché et leur aptitude à évaluer la valeur de recherche et l’intérêt institutionnel de document et de fonds spécifiques.  D’autres types d’experts peuvent s’adjoindre à un comité, lorsque nécessaire, pour aider à l’évaluation d’un don présentant des caractéristiques particulières.

Les comités d’évaluation sont responsables de l’établissement de la juste valeur marchande des dons qui leur sont présentés par une institution.  La définition de la juste valeur marchande est celle qui est utilisée par la Commission d’examen des exportations de biens culturels;  on comprend qu’elle est «le prix le plus élevé, exprimé en espèces, qu’un bien rapporterait sur le marché libre, dans une transaction entre un vendeur et un acheteur consentants qui seraient indépendants l’un de l’autre et qui agiraient en toute connaissance de cause»

 

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